1. Вимоги до уніфікованої системи документів

Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується у смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання називається документуванням, а сам носій інформації, призначений для використання в ІС, відповідно визначається як документ.
   Документообіг — процес проходження документів усередині інформаційної системи: від джерела формування до використання в управлінні.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного та вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів і перетворення форматів. Документи є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління, вони становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації — це комплекс взаємопов'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.
   Під час виконання економічних завдань необхідно забезпечити їх порівнянність. Забезпечується це шляхом створення єдиних систем групувань, отриманих за єдиними класифікаційними ознаками, — Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ).
   Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв'язок АІС різних сфер та рівнів управління.
З 1 червня 1999 р. набрав чинності державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (табл. 6.1). ДКУД розроблено у зв'язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської і звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
Система документації — сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності. Уніфікована система документації (УСД) — це система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації — це система документації, що використовується для виконання завдань зовнішньоторговельної діяльності.
Уніфікована форма документа (УФД) — це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань у певній сфері діяльності та розташованих у певному порядку на носії інформації.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання й оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Класифікатор орієнтований на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік і систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).
   Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. ДКУД складається з таких класів:
1) організаційно-розпорядча документація (код 02);
2) первинно-облікова документація (код 03);
3) банківська документація (код 04);
4) фінансова документація (код 05);
5) звітно-статистична документація (код 06);
6) планова документація (код 07);
7) ресурсна документація (код 08);
8) торговельна документація (код 09);
9) зовнішньоторговельна документація (код 10);
10) цінова документація (код 13);
11) документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
12) документація з побутового обслуговування населення (код 17);
13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
14) документація з Пенсійного фонду (код 20);
15) словниково-довідкова документація (код 21).
Ідентифікація УФД здійснюється за допомогою ієрархічної
класифікації з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків. У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) — належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу. (табл. 1).

Таблиця 1. Класифікація державної управлінської документації. Уніфікована система управлінської документації

Код	Назва
10	ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНА ДОКУМЕНТАЦІЯ
1001	Оперативно-комерційна документація
1001101	Контракт (експорт)	КЕ
1001102	Контракт (імпорт)	КІ
1001111	Специфікація на сировинні товари та машинне устаткування	ССМУ
1001112	Специфікація на запасні частини	СЗЧ
1001113	Специфікація типового переліку запасних частин (1)	СТПЗЧ-1
1001114	Специфікація типового переліку запасних частин(2)	СТПЗЧ-2
1001121	Додаток до контракту(експорт)	КЕ дод.
1001122	Додаток до контракту (імпорт)	КІдод.
1001131	Повідомлення про укладення контракту (експорт)	ПК-експ
1001132	Повідомлення про укладення контракту (імпорт)	ПК-імп
1001140	Замовлення-наряд	ЗН
1001200	Доручення на імпорт	ДІ
1001201	Контракт із зовнішньоекономічних операцій з давальницькою сировиною	КЗОДС
1001202	Свідоцтво про реєстрацію міжнародних торгів	СРМТ
1001203	Форма № 2-контракт "Інформація про хід виконання державного контракту уповноваженими зовнішньо­торговельними організаціями (ЗТО)"	2-контракт
1002	Транспортна зовнішньоторговельна документація
1002010	Експортне повідомлення	ЕП
1002020	Імпортне повідомлення	ІП
1002041	Коносамент	Коносамент
1002042	Таблиця № 61.10-ТР "Підсумки індексів тарифів на перевезення вантажів"	Таблиця 61.10-ТР

Код	Назва
1002043	Зовнішня торгівля України товарами народного споживання	ЗТ
1003	Товаросупровідна документація
1003001	Відвантажувальна специфікація	ВС
1003002	Пакувальний лист	пл
1003003	Комплектувальна відомість	КВ
1003004	Сертифікат якості	СЯ
1003005	Товаросупровідний документ	тд
1003006	Типова форма основного товаросупровідного документа	ТФОТД
1004	Розрахункова зовнішньоторговельна документація
1004 010	Рахунок	р
1004 011	Специфікація до звіту	сз
1005	Страхова зовнішньоторговельна документація
1005100	Типова форма страхових документів	ТФСД
1006	Ветеринарна зовнішньоторговельна документація
1006100	Типова форма ветеринарних документів (тендерів)	ТФВД

Ведення ДКУД здійснює Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Національного агентства з питань інформатизації при Президентові України. ДКУД актуалізується один раз на рік.


Під класифікацією розуміють поділ множини об'єктів на частини за їх подібністю чи розбіжністю відповідно до прийнятих методів. Є два методи класифікації: ієрархічний і фасетний.
Ієрархічний метод класифікації — це послідовний поділ множини (об'єктів) на підпорядковані класифікаційні угруповання. Множину, яка класифікується, поділяють на підпорядковані підмножини спочатку за деякою ознакою (основою поділу) великі угруповання, потім кожну з них — на низку наступних угруповань, які, у свою чергу, поділяються на дрібніші, поступово конкретизуючи об'єкт класифікації. Між цими угрупованнями встановлюються відношення підпорядкованості (ієрархії).
   Фасетний метод класифікації — це паралельний поділ множини об'єктів на незалежні класифікаційні угруповання. При цьому множина об'єктів, що характеризується деяким набором однакових для всіх об'єктів ознак (фасет), значення яких відповідають конкретним виразам зазначених ознак, може поділятися багаторазово і незалежно. Такий метод класифікації однорівневий, оскільки вхідна множина об'єктів поділяється на підмножини відповідно до значень ознак окремих фасетів.
   Кодування — процес створення кодів (набору цифр, букв та цифр і букв) і присвоєння їх підмножинам об'єктів, отриманих у процесі класифікації. Особливістю кодування техніко-економічної інформації є те, що коди мають відображати її структуру, ідентифікувати об'єкти й описувати зв'язки між ними. Основне завдання кодування — забезпечення ідентифікації елементів множин, що класифікуються, та їхніх класифікаційних ознак.
Розрізнюють два методи кодування: реєстраційний і класифікаційний.
   До реєстраційних належать порядковий і серійно-порядковий методи, а до класифікаційних — послідовний і паралельний.
Порядковий метод кодування — це створення коду з чисел натурального ряду і його присвоєння. Він є найбільш простим, повним і однозначним.
Серійно-порядковий метод кодування — це створення коду з чисел натурального ряду, закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за об'єктами класифікації з однаковими ознаками його присвоєння; використовується для двознакових номенклатур.
   Послідовний метод кодування — це створення коду класифікаційного групування і (чи) об'єкта класифікації з використанням кодів послідовно розміщених підпорядкованих угруповань, що були отримані при ієрархічному методі класифікації, та його присвоєння.
Паралельний метод кодування — це створення коду класифікаційного групування і (чи) об'єкта класифікації з використанням кодів незалежних угруповань, що були отримані за фасетного методу класифікації, та його присвоєння.
   Результати класифікації і кодування фіксуються в документах, що отримали назву класифікаторів. Класифікатор становить документ із систематизованим переліком назв і кодів класифікаційних угруповань або об'єктів класифікації.
   Процес створення інформаційних систем для міжнародного бізнесу пов'язаний з проектуванням та розробленням різних видів забезпечень, зокрема інформаційного забезпечення.
Оскільки конкретний зміст інформаційної бази залежить від виду економічних завдань, що розв'язуються автоматизовано в межах ЄІС, зосередимо увагу на системах класифікації та кодування.
Класифікація і кодування — це дві невід'ємні частини одного процесу: переведення різноманітної інформації з природної мови на стандартизовану, тобто впорядкування й узгодження різних інформаційних повідомлень.
Результат діяльності з класифікації і кодування інформації відображається у класифікаторі відповідного рівня, якому після прийняття і затвердження надається статус нормативно-технічного документа з обов'язковим застосуванням усіма учасниками інформаційного процесу обміну різноманітними даними. Прикладом міжнародного класифікатора може бути Товарна номенклатура зовнішньоекономічної діяльності.
Нові міждержавні класифікатори. Чинним законодавством України встановлено, що вантажі переміщуються через митний кордон України під митним контролем і підлягають обов'язковому декларуванню митними органами, які проводять митний контроль і оформлення таких вантажів. Декларування здійснюється шляхом заяви за встановленою формою точних даних про мету переміщення через митний кордон України товарів та інших предметів і про самі товари і предмети, а також інших відомостей, які необхідні для митного оформлення. Уніфікованим документом, який містить необхідні відомості про товари та інші предмети, які переміщуються через митний кордон України в рамках експортно-імпортних операцій, є вантажна митна декларація.
   Під час заповнення ВМД та ведення митної статистики зовнішньої торгівлі, а також для спрощення процедур обміну відповідною інформацією на міжнародному рівні в Україні з 1 березня 1995 р. (наказ Державного митного комітету України від 16 лютого 1995 р. № 57) застосовуються класифікатори (дод. 2, табл. 2-9), розроблені на основі міжнародних документів.



Література:
Митні інформаційні технології : навчальний посібник / О.Ф. Волик, О.В.Кащева

Скачати